Tailoring ERP

Hufft.. Sudah lama saya tidak berbagi ilmu di bidang saya. Akhir-akhir ini memang kondisi hati masih belum stabil. Butuh banyak baca dan nulis artikel yang bertemakan motivasi. Yaps, Semester ini ada banyak serangan tugas merangkum paper. InsyaAllah, ke depan saya sempatkan untuk berbagi materi di sini.  

Ini adalah tugas rangkuman paper Topik Dalam Tata Kelola TI. Pengajarnya adalah Prof Riyanarto Sarno. Beliau adalah pakar di bidang Rekayasa Perangkat Lunak. Saya suka cara beliau menjelaskan. Beliau memulai dengan penjelasan secara garis besar dan manfaat umumnya. Kemudian dipersempit menuju topik bahasan tertentu.

Rangkuman ini menjelaskan Tailoring ERP, yakni cara sistem Enterprise Resource Planing dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan perusahaan. Jika ditelisik lebih dalam, sistem ini bermanfaat untuk pengembangan UKM di Indonesia. Berikut rangkumannya.

 

Pengenalan

Saat ini kebutuhan pasar global meningkat. Dibutuhkan sistem berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat mengakomodasinya. Enterprise Resource Planing (ERP) sudah menjadi kebutuhan mutlak bagi perusahaan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat menjalankan proses bisnisnya secara efektif.

Seiring berjalannya waktu, terdapat sebuah perubahan dari trend pasar. Trend berubah dari perusahaan yang berskala besar menuju perusahaan yang sedang tumbuh kembang, atau biasa disebut dengan Unit Kecil dan Menengah (UKM). Bedanya, UKM tidak membutuhkan bisnis proses yang kompleks. Oleh karena itu, ERP yang dibangun juga lebih sederhana daripada ERP yang dibutuhkan perusahaan besar.

Dampak dari perubahan trend pasar ini adalah perubahan kebutuhan pengguna pada sistem ERP. ERP, yang sebelumnya diidentikkan dengan kebutuhan perusahaan yang serba kompleks, saat ini dituntut agar bisa mengakomodasi perusahaan dengan kebutuhan yang lebih sederhana. ERP dituntut untuk dapat beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan tanpa melalui proses pembangunan ulang.

Tidak hanya pada UKM yang terdapat ketidaksingkornan kebutuhan fungsional perangkat lunak, pada perusahaan berskala besar pun tetap ada. Solusi untuk mengatasinya adalah dengan menyediakan standarisasi pembangunan ERP. ERP dibangun dengan menggunakan paket-paket yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan fungsional perusahaan. Meskipun demikian, masih dibutuhkan beberapa penyesuaian baik dalam level konfigurasi sistem ataupun pengubahan kode sumber.

ERP Tailoring adalah sebuah metode penyesuaian paket-paket pada ERP. ERP Tailoring dapat diklasifikasikan menjadi dua macam: pada level konfigurasi dan pada level penggantian kode sumber. Dengan menggunakan ERP Tailoring, sebuah pembangunan ERP dapat diadaptasikan terhadap berbagai kebutuhan fungsional perusahan yang berbeda-beda.

Jenis ERP Tailoring

clip_image002

ERP Tailoring adalah sebuah metode penyesuaian paket-paket pada ERP. ERP Tailoring dapat diklasifikasikan menjadi dua macam: pada level konfigurasi dan pada level penggantian kode sumber. Dengan menggunakan ERP Tailoring, sebuah pembangunan ERP dapat diadaptasikan terhadap berbagai kebutuhan fungsional perusahan yang berbeda-beda.

Tidak semua paket-paket pada suatu ERP yang standar dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan fungsional perusahan. Terdapat beberapa kebutuhan fungsional yang tidak diakomodasi oleh paket ERP, biasanya disebut sistem defisit. Pada sisi ERP, juga terdapat beberapa paket yang tidak digunakan oleh kebutuhan fungsional perusahaan. Paket-paket itu disebut sistem excess. Ketidaksingkronan ini dapat diatasi dengan beberapa pendekatan ERP Tailoring.

Menyesuaikan Standarisasi Sistem ERP

Metode pertama adalah membuat Sistem ERP Standar yang sesuai dengan kebutuhan fungsional perusahaan. Beberapa kebutuhan fungsional yang mirip dibangun dan diatur bersama-sama dalam satu modul. Modul-modul standar yang digunakan disiapkan selengkap-lengkapnya untuk memenuhi kebutuhan fungsional ERP.

Perusahaan dapat memlih modul-modul yang representatif dengan kebutuhan fungsional pada perusahaan tersebut. Saat digunakan, modul diaktifkan. Namun, saat tidak digunakan, modul dinonaktifkan. Perusahaan dapat merancang penggunaan modul.

Pada dasarnya, dengan metode ini, banyak persyaratan dapat dipenuhi, terutama kebutuhan perusahaan yang kecil. Oleh karena itu, penyesuaian standar sistem ERP harus sesuai dengan batasannya jika persyaratan dan kebutuhan terlalu rumit. Penyesuaian lain harus dilakukan untuk memenuhi tugas-tugas yang rumit itu. Pada kasus tersebut, Sistem ERP akan dimodifikasi melebihi batasan standar. Dengan demikian, penyesuaian dapat dilakukan dengan fleksibel.

Modifikasi Konfigurasi

Metode konfigurasi Sistem ERP dapat dilakukan dengan memilih referensi proses yang disediakan oleh Sistem ERP Standar dan mengatur parameter dalam sistem ERP, tanpa mengganti kode sumber yang asli.

Modifikasi dengan Penyesuaian Screen Mask

Dengan menyesuaikan layar topeng (sebuah layar kostumasi), Sistem ERP dapat dirancang khusus terhadap preferensi perseorangan atau kelompok. Layar topeng yang disediakan dapat berupa penambahan tombol, penambahan parameter tertentu, sampai penambahan proses bisnis tertentu.

Modifikasi dengan Workflow Programming

Pemrograman alur kerja dilakukan dengan memanipulasi proses bisnis yang disediakan oleh sistem ERP. Metode ini meliputi semua spesifikasi sementara, teknis, dan persyaratan yang diperlukan untuk otomatisasi dan pengendalian proses.

Modifikasi dengan Menggunakan Bolt-Ons

Bolt-Ons merupakan perangkat lunak tambahan yang berfungsi untuk memodifikasi fungsionalitas dari Sistem ERP sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan menggunakan Bolt-Ons, perusahaan dapat menambahkan, mengurangi, atau mengedit beberapa fitur yang terdapat pada Sistem ERP

Modifikasi dengan Metode Penyesuaian Laporan

Sistem ERP sering memberikan laporan standar untuk analisa fundamental. Dengan menggunakan metode pembuatan laporan oleh sistem ERP, laporan tertentu yang bukan merupakan bagian dari sistem ERP standar dapat dibuat. Dengan demikian, dapat diketahui kebutuhan fungsional dari perusahaan yang belum berakomodasi oleh sistem ERP standar.

Pembangunan dengan Antarmuka User Exits

User Exits merupakan antarmuka yang didefinisikan dan disediakan oleh pembuat ERP untuk menggabungkan program yang dibangun oleh pelanggannya. Program-program ini biasanya merupakan sebuah solusi dari masalah-masalah yang spesifik.

Pembangunan dengan Metode ERP Programming

Metode ERP Tailoring ini adalah sebuah program yang tidak termasuk dalam sistem ERP standar. Contoh dari ERP Programming adalah bahasa pemrograman ABAP untuk SAP or C# untuk Microsoft Dynamics AX.

Pembangunan dengan Pemrograman Antarmuka

Pemrograman antarmuka dapat mengintegrasikan sistem warisan yang masih ada di perusahaan. Kadang-kadang, sistem ERP tidak dapat menggantikan semua sistem warisan sekaligus. Dengan demikian, sebuah antarmuka harus dikembangkan untuk sistem warisan yang tersisa untuk menggabungkan beberapa data mereka ke dalam sistem ERP

Pembangunan dengan Memodifikasi Kode Paket

Untuk memodifikasi kode pada paket-paket sistem ERP dibutuhkan kode sumber yang diperbolehkan oleh vendor untuk dimodifikasi. Biasanya vendor menyediakan peralatan yang dapat mengakomodasi kebutuhan untuk modifikasi kode paket sistem ERP.

Studi Kasus Tailoring

Perusahaan Besar

Tailoring sistem ERP tidak melihat ukuran dari perusahaan namum jika perusahaan itu besar pastinya lebih kompleks dan lebih banyak yang dipertimbangkan. Tidak mudah mengadopsi sistem ERP ada perusahaan makanan Hershey penjualannya berkurang 19 persen yang bisa jadi bukan kesalahan mutlak di departemen penjualan bisa jadi dari departemen lain dan beberapa contoh lainnya. Ada berapa alasan kesalahan proyek namun banyak literatur menekankan pentingnya keputusan tailoring. Tailoring dalam implementasi ERP juga dilihat sebagai faktor kritis kesuksesan (Critical success faktor/CSF).

Beberapa contoh keputusan perusahaan besar pada kepututusan tailoring. Hewlett Package menyesuaikan aplikasi yang dianggap proses inti ERP. Elf Atochem mengubah struktur untuk mendapatkan keuntungan dari kemampuan ERP daripada memaksakan proses yang ada ke organisasinya. Dell mengadopsi sistem berbeda dari proses yang berbeda, perusahaan lain tidak menggunakan SAP ketika belum menemukan kecocokan. Lebih banyak usaha yang dikeluarkan untuk tailoring perusahaan besar daripada UKM. Kondisi dasar yang merupakan faktor mempengaruhi keputusan menurut Hossain dan Jahed ada tiga, kondisi perusahaan sendiri, Sistem ERP dan pengalaman dan kemampuan konsultan dan atau penyedia sistem.

Perusahaan medium dan kecil

Dikarenakan sumberdaya terbatas S&MEs dapat menyediakan untuk implementasi proyek ERP, mengadaptasi mereka sangat sulit untuk ditampilkan dan ditangani. Karena itu, subseksi ini kita konsnetrasi pada perusahaan kecil. Karena mereka hanya memiliki kasus sedikit yang tersedia pada literatur, kita melakukan studi kasus beragam dalam tiga pilihan German S&MEs yang diimplementasikan sistem ERP.

Metodologi Pengumpulan Data

Wawancara secara langsung yang dipilih untuk koleksi data, karena bentuk wawancara menghasilkan sumber informasi potensial yang bermanfaat. Sebuah separuh stuktur dan bagian prosedur wawancara yang standar dipilih. Ini berarti kuisioner sudah dikembangkan sebagai panduan untuk wawancara.

Tetapi tergantung pada kekhususan dari kasus atau partner wawancara, ini juga mungkin untuk bertanya perbedaan atau pertanyaan tambahan yang tidak bagian dari kuisioner. Kuisioner dapat juga diformulakan selama interview atau penggantian contohnya jika permasalahan komunikasi atau salahpahaman timbul.

Pegawai dari Three German S&MEs dipilih sebagai partner wawancara. Ini mencakup perusahaan menengah yang bergerak di energi, pengaturan air, perusahaan perdagangan barang dan pabrik kecil. Tabel 1 memberikan sekilas perusahan terpilih.

Table 1 Sekilas Wawancara Perusahaan

 

Perusahaan A

Perusahaan B

Perusahaan C

Sektor Industri

Manufakturing

Manajemen Air dan Energi

Perniagaan

Jumlah Karyawan

7

25

40

Volume Penjualan

1.3 milyar euro

18 milyar euro

10-12 milyar euro

Sistem ERP

Industri-Sistem ERP Spesifik

SAP-Industri Spesifik

Industri-Sistem ERP Spesifik

Wawancara perusahaan B dan C dilakukan dengan tanggungjawab pegawai untuk IT. Karena tidak terdapat spesialis IT di perusahaan A (karena ukuran perusahaan), Yang diwawancara langsung manager perusahaan.

Hasil wawancara

Semua perusahaan yang diwawancara sudah mempunyai implementasi penuh sistem ERP yang digunakan bisnis sehari-hari. Perusahaan B dan C menggantikan sistem ERP lama yang diimplementasikan sekarang. Sehingga, dua perusahaan sudah sukses melakukan implementasi proyek ERP.

Perusahaan B adalah perusahaan satu-satunya yang menerrapkan solusi dari pemimpin pasar dunia, SAP. Disini solusi industri spesifik SAP untuk Utilities digunakan. Dalam Sistem ERP ini, perusahaan B menggunakan modul perawatan, managemen pelanggan dan untuk penjualan. Perusahaan A dan C mengimplementasikan industri spesifik Sistem ERP yang tidak detail. Keduanya menggunakan modul managemen inventory dan akuntansi. Sebagai tambahan, perusahaan C mengimplementasikan perlengkapan perakitan ERP. Dengan bantuan perlengkapan, Pengaturan sistem ERP dapat digunakan dalam perusahaan dengan baik. Contohnya sebuah penambahan perhitungan dan perencanaan program digunakan perusahaan A. Perusahaan B tetap menggunakan sistem ERP lama dan bersamaan dengan sistem baru. Seluruh perusahaan tidak menerapkan seluruh ERP namun berdasarkan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Karena itu, mereka mempunyai pengaturan standar sistem ERP.

Perbedaan alasan untuk implementasi ERP yang diberikan oleh pewawancara. Perusahaan A mengimplementasikan sistem ERP dengan tujuan dapat mengatasi bisnis sehari-hari. Berdasarkan wawancara, sistem ERP dibutuhkan untuk menangani sejumlah data kumpulan pelanggan, melakukan kalkulasi dan akuntansi/perhitungan. Perusahaan B menggantikan sistem lama ketika perusahaan bergabung dengan perusahaan besar lain. Sehingga, mereka menerapkan sistem ERP sama sebagai perusahaan besar dengan tujuan membangun sinergis dan mengurangi masalah interface. Perusahaan C menggantikan sistem lama dikarenakan kehilangan aktualitas. Disebabkan oleh pembaruan dan pengembangan teknologi, yang tidak digunakan sistem lama, sebuah sistem baru diimplementasikan.

Mengenai arahan pengaturan, seluruh perusahaan berkata mereka mengadaptasi organisasi dan proses lebih dari sekedar pengaturan dan modifikasi sistem ERP.

Ini sudah ditentukan bahwa adaptasi selalu menunjuk pada proses dan fungsi dari sistem ERP, karena sudah dioptimalkan sebagai standar dan implementasi sebagai best practices pada masing-masing modul. Sebuah proyek proses optimisasi seperti sebuah proyek reengineering bisnis proses tidak dapat diidentifikasi pada perusahaan.

Perusahaan A dan Perusahaan C mengubah perancangan berbeda bentuk standar dan dokumen lain contohnya resep atau voucher. Ini merupakan bagian konfigurasi dari sistem ERP. Sebagai tambahan, perusahaan A membutuhkan macro spesial disekitar laporan yang tidak tersedia pada standar sistem ERP. Pengaturan laporan ini sudah dilakukan oleh ERP manufacturer dan terjadi tambahan biaya untuk implementasi proyek ERP. Perusahaan C melakukan beberapa pengaturan dengan extended reporting. Karena mereka mengimplementasikan perkakas ERP Manufacturer, mereka menggunakan untuk modifikasi screen mask. Disamping itu, interface ke sistem ERP lama atau sistem turunan yang dikembangkan pada seluruh tiga perusahaan.

Untuk meringkas, perusahaan C membuat banyak pengaturan. Disamping konfigurasi sistem, beberapa interface dikembangkan oleh ERP manufacturer untuk menambahkan fungsi tertentu. disamping itu, perusahaan C membutuhkan struktur stok spesifik (Pemrograman ERP) yang dikembangkan oleh ERP manufacturer. Setelah itu, ERP manufacturer menambahkan fungsionalitas stok tambahan untuk standar ERP dan menyediakan mereka release terbaru untuk semua pelanggan. Dalam perusahaan B, pengaturan menempati kebutuhan produk spesifik.

Mengenai pertanyaan keuntungan kompetitif, seluruh perusahaan menempati implementasi sistem ERP menyediakan keuntungan kompetitif, karena sistem standar ERP menyediakan keuntungan kompetitif yang jelas, karena standar sistem ERP adalah best practice dan karena “pengembangan” proses perusahaan yang baik. Sehingga pengembangan sebuah sistem ERP menyediakan keuntungan jelas pada hubungan ke perusahaan kecil lainnya yang sering tidak diimplementasikan pada sistem ERP. Faktanya juga didukung oleh studi yang dilakukan pada 2009 diantara 124 UKM jerman. Hanya 35 dari partisipan UKM yang mengimplementasikan sebuah sistem ERP.

Diskusi dan Kesimpulan

Pada pembandingan hasil wawancara dengan paper lain, banyak point yang persetujuan umum ditemukan. Contohnya, Mabert et al. 2003. menunjuk bahwa perusahaan kecil lebih mengadaptasi bisnis proses mereka atau struktur organisasi daripada pengaturan sistem ERP yang best practices. Ini didukung dengan wawancara juga. Minimal, seluruh perusahaan mengadopsi bisnis proses mereka berdasarkan standar sistem ERP. Disamping itu, tidak ada workflow programming atau modifikasi kode package ERP yang dilakukan oleh pewawancara perusahan atau ERP manufacturers. Tetapi, ini dilakukan oleh banyak perusahaan skala besar. Kebanyakan pengaturan UKM berdasarkan konfigurasi tipe tailoring, dimana parameter spesifik sudah diatur atau mengubah tabel, menurut kebutuhan perusahaan. Alasan ini menengahi perubahan dan pengaturan yang terlihat dari implementasi best practice selama peluncuran sebuah sistem ERP. Ini sudah terlihat sebagai sebuah langkah terbaik agar tetap pada lingkungan kompetitif. Karena itu, tidak ada pengaturan mendalam yang dibutuhkan.

Pengaturan sistem lebih jauh menempatkan pada penggunaan pengembangan interface atau jenis ERP programming tailoring. Disini, karena pada literatur, perusahaan yang mempunyai pengalaman bermasalah menggunakan jenis tailoring, dan takut terjadi pengeluaran atau usaha. Fungsionalitas tambahan dan interface dibutuhkan oleh perusahaan bukan dikembangkan oleh pegawai dari perusahan pengimplementasi ERP. Karena membutuhkan “tahu harus bagaimana” sangat tidak tersedia dan usaha untuk memperoleh pengetahuan tidak dapat dibenarkan, tugas ini ditangani oleh ERP manufacturers. Ini dapat juga ditemukan dalam literatur. Sering, tailoring berdasarkan jenis pada kategori pengembangan sudah dilakukan oleh ERP manufacturer sendiri. Ini membantu untuk menghindari campurtangan fitur pribadi dengan pembaruan sistem, keluaran versi terbaru, servis dan dukungan kontrak. dari pengaturan(konfigurasi) dan pengembangan oleh modifikasi screen masks yang diselesaikan pada penjelasan seluruh perusahaan dan kebanyakan kasus literatur. Juga, ini dapat ditentukan pada perusahan yang tidak memiliki departemen IT sendiri atau kebutuhan pengetahuan, membutuhkan dukungan konsultan luar, agar mudah pengaturan seperti memodifikasi kategori. Hanya satu pewawancara organisasi yang tahu bagaimana mengubah dirinya sendiri.

Kesimpulannya, investigasi menunjukkan kemudahan membaca untuk tailoring sistem ERP sering tergantung pada ukuran dan sumberdaya perusahaan. Disamping itu, perusahaan dipengaruhi oleh konsultan eksternal, kurangnya superdaya dan staf ahli, dan pembatasan finansial ketika membuat keputusan tailoring.

Disini, setiap jenis tailoring dianalisis hubungan ke biaya dan keuntungan karena penyesuaian dari standar ERP dan jenis tailoring pada kategori modifikasi yang terutama dilakukan pada UKM. Pengeluaran dan resiko dari jenis ini sering dapat diperkirakan dan menunjukkan hubungan biaya yang posiitif. Penyesuaian pada kategori pengembangan sering dilakukan jika diperlukan untuk melakukan proses inti perusahaan, dan jika hanya untuk mendapatkan atau menjaga kemampuan kompetitif. Tetapi tailoring berdasarkan jenis ini sudah dapat diselesaikan oleh spesialis luar atau ERP manufacturer sendiri. Jika tidak mungkin atau beralasan untuk menyesuaikan sisem ERP, disana masih terdapat kesempatan untuk mengadaptasi perusahaan dan bisnis prosesnya. Kebanyakan sistem ERP mengimplementasikan kebutuhan tailoring serta mengubah struktur dan proses bisnis.

Mengenai UKM, wawancara dengan tiga UKM jerman hanya dapat dilihat pada point awal untuk proyek riset selanjutnya. Penelitian tambahan yang harus dilakukan Contohnya tentang tailoring dalam sektor industri UKM yang berbeda. Mengenai perusahaan besar, teknologi baru dan strategi baru difokuskan jg. Selama ada inovasi baru pada lingkup sistem ERP, jenis-jenis tailoring terus diperbaharui berdasarkan teknologi baru dan pendekatan baru. Contohnya pendekatan Software as a Services (SaaS), SOA atau Best of Breed Sourcing dapat dijelaskan mengenai keperluan dan kemungkinan tailoring

One thought on “Tailoring ERP

  1. Great resume, good, mahasiswa yang rajin

Tinggalkan Jejak

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s