Pusat Informasi (Pusinfo) ITS

Bismillah, dalam artikel ini saya akan sedikit berbagi mengenai salah satu produk bersama bidang Komunikasi dan Informasi Keluarga Mahasiswa (KM) ITS. Produk ini merupakan hasil rumusan bersama dari seluruh Kepala Departemen Kominfo Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) dan BEM Fakultas di KM ITS dalam Rapat Kerja Organisasi Mahasiswa ITS 2012/2013. Meski saat ini saya sudah bukan anggota KM ITS lagi, selaku salah satu penggagas, tanggung jawab saya adalah mengawal hal ini sampai benar-benar dapat diimplementasikan.

 

Pusat Informasi ITS, yang selanjutnya disebut Pusinfo ITS, merupakan salah satu produk Sistem Informasi Ierintegrasi KM ITS. Produk ini telah disepakati bersama pada Raker Ormawa ITS 2012/2013, di samping produk Google Calendar dan Dropbox. Informasi yang disebarkan berupa informasi tentang program kerja (proker) HMJ / BEMF, lomba nasional, beasiswa, lowongan pekerjaan, prestasi ITS, dan hal-hal yang bermanfaat lainnya. Sasaran penyebarannya adalah seluruh civitas akademik ITS, yang meliputi Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan. Selain itu, alumni juga dapat mengaksesnya.

Latar belakang dibutuhkannya Pusinfo ITS adalah karena selama ini penyebaran informasi di ITS bersifat sporadis. Tidak ada suatu alur koordinasi yang jelas dalam menyebarkan informasi. Setiap informan, yang biasanya merupakan akun resmi ormawa, mengepos informasi di berbagai grup ITS di Facebook. Entah itu informasi mengenai proker HMJ ataupun mengenai beasiswa, bisa saja dipos digrup bidang Riset dan Teknologi atau grup-grup lain yang tidak ada hubungannya dengan topik berita yang diinformasikan. Selain menjadikan fungsi grup tidak fokus, terkadang hal ini juga membuat jengkel anggota yang tergabung di dalamnya.

Selain itu, alur penginformasian berita masih terlalu ribet. Saat ini berkembang trend jurnalistik yang dikenal dengan citizen journalism atau jurnalisme warga. Jurnalisme warga merupakan partisipasi aktif masyarakat untuk mengumpulkan, melaporkan, menganalisis, serta menyampaikan informasi dan berita (Wikipedia, 2012). Saat ini informasi yang diberikan biasanya bersifat top-down (dari atas ke bawah); dari BEM ITS ke HMJ dan BEMF. Masih sedikit partisipasi aktif yang bersifat bottom-up (dari bawah ke atas). Apalagi partisipasi dari warga tataran grass root. Dengan adanya Pusinfo ITS diharapkan setiap warga KM ITS. tanpa memandang jabatan struktural, dapat menyebarkan informasi dengan lebih mudah. Dengan demikian, akan terdapat suatu pola kolaborasi penyebaran informasi secara bottom-up.

Pusinfo ITS memanfaatkan fitur Fan Page Facebook. Dibuat sebuah Fan Page Facebook dengan nama Pusat Informasi ITS yang beralamatkan di facebook.com/pusinfoits. Fan Page ini dapat ditandai (di-tag) pada status Facebook setiap akun yang telah menyukainya (like). Baik itu akun resmi milik HMJ, BEMF, atau bahkan akun milik perseorangan dapat menyebarkan informasi melalui Fan Page ini dengan menandainya @Pusat Informasi ITS. Setiap pos tersebut akan terlihat pada dinding Fan Page Pusat Informasi ITS.

Akun resmi milik HMJ, BEMF, dan BEM ITS bersama-sama bertindak sebagai administrator. Keistimewaan dari administrator adalah dapat mengepos berita atas nama Fan Page Pusat Informasi ITS. Harapannya dengan dijadikan akun resmi seluruh HMJ dan BEM Fakultas, terdapat rasa saling memiliki terhadap Pusinfo ITS sekaligus menepis anggapan bahwa Pusinfo ITS milik BEM ITS saja. Untuk kebutuhan regulasi, BEM ITS akan mebuat SOP Penggunaan Fan Page Pusinfo ITS.

Untuk selanjutnya, informasi yang dipos pada Fan Page Pusat Informasi ITS dapat dibagikan pada grup Facebook sesuai dengan ranahnya. Yang dibagikan adalah tautan pos yang mengacu ke Fan Page Pusinfo ITS, bukan mengeposnya ulang. Prosedur semacam ini dapat menjadikan alur penyebaran informasi lebih terstruktur. Semisal informasi tentang beasiswa dapat dipos terlebih dahulu pada Fan Page Pusinfo ITS. Kemudian, tautan pos tersebut dibagikan pada grup Student and Scholarship Center milik bidang Kesejerahteraan Mahasiswa KM ITS. Begitupun informasi terkait hal yang lainnya.

Keunggulan Pusinfo ITS adalah dapat diintegrasikan ke web site (laman) resmi seluruh HMJ dan BEMF. Setiap informasi yang dipos akan dapat dilihat pada laman seluruh HMJ dan BEMF. Dengan demikian terdapat simbiosis mutualisme di antara HMJ dan BEMF se-KM ITS dalam menyebarkan informasi. Informasi mengenai proker besar HMJ X akan dapat dilihat melalui laman resmi HMJ Y dan sebaliknya.

Pada penerapannya, BEM ITS hanya bertindak sebagai pengawal dan fasilitator. BEM ITS telah mengadakan pelatihan teknis yang melibatkan perwakilan bidang Kominfo masing-masing HMJ dan BEMF. Materi yang diberikan adalah tentang tata cara dari menggunakan Fan Page Pusinfo ITS serta memasangnya pada laman resmi HMJ atau BEMF. Selain dibahas mengenai Pusinfo ITS, pada pelatihan tersebut BEM ITS juga memberikan materi pemanfaatan Google Calendar dan Dropbox sebagai produk Sistem Informasi Terintegrasi KM ITS lainnya. BEM ITS juga bertugas untuk melakukan branding terhadap produk Pusat Informasi ITS ini agar dapat populer digunakan oleh seluruh lapisan warga KM ITS.

Diharapkan dengan adanya Pusinfo ITS, alur penyampaian informasi mengenai ITS dapat lebih optimal. Setiap warga KM ITS dapat berpartisipasi dalam menyampaikan informasi dengan lebih mudah. Diharapkan juga akan tercipta suatu kolaborasi dalam penyebaran informasi di masing-masing ormawa ITS. Informasi dapat diakses melalui laman resmi milik seluruh HMJ dan BEMF. (/dew)

Rahadian Dustrial Dewandono, S.Kom.
Menteri Komunikasi dan Informasi BEM ITS 2011/2012

Tinggalkan Jejak

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s